为了做好我校的人事档案管理工作，根据中共中央组织部、国家档案局印发的《干部人事档案工作条例》及《关于干部档案材料的收集、归档的暂行规定》，结合我校具体情况，对人事档案的收集、管理及查阅等方面的工作作如下规定。

一、人事档案的收集与要求

   各单位要主动、及时地将新形成的教职员工人事档案材料送交档案馆归档。

   1.形成档案材料的单位，在形成正式材料后一个月内（以落款日期算起）负责按要求把应归档的材料送交组织人事部门审批，组织人事部门从接到材料之日起的一个月内负责审批好并送交档案馆，如不须上级主管部门审批的归档材料，应在形成材料后一个月内送交档案馆。

   2.归档的材料必须完整真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间 。

   3.手续必须完备。凡规定应由组织审查盖章的，都必须加盖公章。审查结论、处分决定，须经本人签阅（本人阅后未签字的由组织注明）。组织考核形成的综合材料，任免呈报表（包括上级的考察材料）和录用、聘用审批表，必须注明批准机关的名称、时间和文号。出国出境审批表要注明出行和返回的时间及出行的目的。

   4.档案馆发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案的单位或部门，按规定补送材料或补办手续。

   5.为了使教职员工档案能够随着本人工作调动或职务变动及时转移，人事组织部门应将干部调入单位和任免决定及时通知档案馆，并建立必要的联系制度。

   （1）人事处对新调进的工作人员从其填写干部履历表之日起，一个月内应将调进人员的有关材料送交人事档案馆归档。

   （2）凡在校内调动的工作人员，人事处应及时通知档案馆进行档案转递。

   （3）组织部、团委及各院党委在党团员材料形成后的一个月内应将有关材料归档。

   二、档案的查阅、借阅制度

   1.各单位组织干事、人事秘书只限于查阅本单位教职工档案。

   2.凡查阅档案的同志必须填写《档案查阅单》，经院党委、直属支部书记签名并加盖院党委或直属党支部印章。

   3.人事档案一般不外借，只限在档案馆阅览室查阅，特殊情况需借出者，须经有关上级职能部门审批，并办理借阅手，借阅期一般不超过一个星期。

   4.借阅者应对档案保密、安全和完整负责，不准带至公共场所，不得传播、污损、抽拆、复印、涂改和转借。

   5.任何干部不得查阅和借阅本人及其亲属的档案。

   6.下级不得查阅上级档案，中层以上干部档案应经党委书记（或校长）同意后，由组织部指定专人查阅。

   7.校外单位查阅档案应凭单位介绍信，经有关职能部审批后只限在档案馆查阅，一律不得借出。

   本规定自下发之日起执行。

2010年4月1日