第一章  总则

第一条 为进一步做好学生档案管理工作，推进档案管理科学化、制度化、规范化，提升学生档案服务质量，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，参照干部人事档案管理的要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的反映学生个人德、智、体、美、劳等情况的历史记录，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的参考依据，是社会信用体系的重要组成部分，也是维护学生合法权益的重要凭证。

第三条 学生档案管理在学校统一领导下，实行归口负责，分级管理。学院和相关部门应对其所产生的学生档案材料负责，确保学生档案材料的真实、完整、统一、规范。档案馆依照相关法律法规，负责学生档案管理工作的业务指导和监督，负责学生档案的接收、保管、利用、转递和咨询。

第二章  学生档案的收集、移交与归档

第四条 新生档案由各学院负责收集，于每年10月底前根据新生名单，按照学院专业、班级、学号排序，由学院兼职档案员移交至档案馆。对于缺档（或缺失党、团员材料）的新生，由所在学院学工办负责反馈给学生本人，催促其查找或补齐相关档案材料，并于第一学期末完成归档。

第五条 在校期间形成的学生档案材料

1.大学生（入学）登记表；

2.大学成绩单（含双学位成绩表）；

3.学位授予决定（含双学位）；

4.高校毕业生登记表；

5.入团材料；

6.入党（正式党员）材料；

7.校级及以上或由学工处会同相关部门审定的奖惩材料；

8.毕业生就业（派遣）通知书；

9.体检表等。

以上材料分别由所在学院、学团、教务处、招就处、医院等部门负责制作、审定完成，加盖公章后由学院兼职档案员负责收集、移交至档案馆。

第六条 学生学籍变更（退学、转学等）、专业调整、专升本学生的录取材料以及专升本学生档案的转入和收集等，由教务处负责完成，并移交至档案馆归档。

第七条 针对个别省份在新生录取时，仅提供电子档案、不提供纸质档案的情况，招就处应负责打印该电子档案的纸质材料，加盖公章，移交至档案馆归档，以保证学生高考过程中纸质档案的完整性。

第三章  学生档案的利用

第八条 学生档案的查阅，由各学院辅导员代为查阅。外单位如需查阅，须持有效介绍信，并说明查询内容和事由，经学院或档案馆领导批准方可查阅，凡摘抄或复印档案材料，须经档案馆同意。查阅者不能翻阅与查阅无关的档案材料。

第九条 学生档案材料的复制，由学生本人持身份证（或学生证、校园卡）到档案馆登记后办理；委托他人查阅复制的，必须出示个人授权委托书、身份证复印件以及经办人身份证。

第十条 学生考研、毕业生用人单位政审等，应由用人单位工作人员持有效介绍信，在学院辅导员的陪同下，到档案馆登记阅档；若用人单位无法派专人前往，可委托同行业单位、机构或学生所在学院老师持上述相关证明代为政审。

第十一条 学生档案原则上不予外借，仅限于档案馆内查阅。如有特殊情况需要借阅，须由个人申请，外借单位来函、所在学院党委副书记同意、档案馆领导签批方可外借。外借时间一般不超过15天，外借单位必须确保档案安全，严格保管，按期归还。同时，必须遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得涂改、标记、撕页污毁，更不能将档案交于本人或其亲属翻阅。档案归还时，档案管理员要仔细检查核对，无误后方可办理归还手续。

第四章  学生档案的转递

第十二条 学生档案的转递，一般指毕业生档案的转递。招就处负责提供毕业生派遣材料，学院负责各类材料的汇总、收集、移交、归档，档案馆负责档案转递。

第十三条 转（退）学学生档案的转递，由学生本人持教务处提供的转（退）学证明（一式二份）到档案馆办理。若由他人代办，需提供授权人委托书、身份证复印件以及代办人身份证。

第十四条 应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持调档函或录取通知书，由学生本人书面申请，经学院批准，并到招就处登记档案派遣信息后，方可到档案馆办理。

第十五条 学生在校期间档案一般不得调出。如因特殊情况需要调出的，应由学生个人提出书面申请，出具接收单位的调档函原件，经学院、学工处和档案馆批准后方可办理。

第十六条 为确保学生档案安全、准确、无误地投递至各用人单位，根据档案管理的相关规定，学生档案不得自带，由档案馆通过专门渠道统一邮寄转递。

第五章 附则

第十七条 学院和相关部门应当加强和重视学生档案工作，将其纳入日常议事日程，定期研究、检查、指导学生档案工作，加大资金投入，合理配备专（兼）职档案人员，为档案管理创造良好、安全的工作环境和条件。

第十八条 本办法适用于本校全日制本、专科学生的档案管理，其他培养方式的学生档案管理工作可参照本办法执行。研究生档案管理依照《华东交通大学研究生档案管理办法》（华交研〔2018〕115号）执行。

第十九条 本办法自发布之日起施行。《华东交通大学学生档案管理办法(修订)》（华交档案〔2010〕58号）同时废止。

第二十条 本办法由档案馆负责解释。

2019年6月25日